Drie organisaties en hun ontwikkelgesprekken

Laat je inspireren door andere organisaties en hoe zij hun gesprekscyclus hebben ingericht! Senzor, Kracht Ergotherapie en D&B Betonproductie kozen alle drie voor een heel eigen aanpak, maar één ding hebben ze gemeen: aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers én van de organisatie is voor hen ontzettend belangrijk.

Kwalitatieve talent- en organisatieontwikkeling (Senzor)

Senzor is een dienstverlener in de (gezins)zorgsector en is daarmee verplicht om continu bezig te zijn met ontwikkeling, vanwege de eisen voor kwaliteitsregistratie. Los daarvan vindt Senzor aandacht voor de medewerker erg belangrijk. Daarom staan ze daar meerdere malen per jaar bij stil. Ze hebben daarbij gekozen voor een gesprekscyclus per individu, dat ingaat vanaf het moment dat iemand in dienst treedt. In de eerste maanden van een dienstverband, tijdens de proeftijd, krijgt de medewerker ruimte om zijn of haar jaarplan in vullen. De leidinggevende en hr-adviseur (in dit geval Personele Zaken) denken hierin mee, maar omdat er gebruik wordt gemaakt van een goed opgesteld formulier, komt de medewerker zelf vaak al een heel eind. We maken het jaarplan definitief in het eerste kwartaal en bespreken wat er nodig is. Is de behoefte van de medewerker gericht op het behouden van het niveau en de kwaliteitsregistratie, of is er meteen sprake van een grote ontwikkelambitie? We leggen dit naast het ontwikkelpotentieel van de organisatie. De gezinszorg kent veel verschillende differentiaties. Daar liggen kansen voor medewerkers, evenals voor Senzor. Samen we kijken we hoe we deze kansen kunnen pakken. Elk kwartaal wordt vervolgens de voortgang te besproken, waarbij twee keer per jaar advies en begeleiding van een hr-specialist van Personele Zaken wordt geboden. Ook vinden er regelmatig intervisiebijeenkomsten plaats.

Senzor wijkt hiermee af van de traditionele ontwikkelgesprekken die doorgaans eenmaal in het voorjaar en eenmaal in het najaar plaatsvinden. Een van de voordelen is hierbij dat leidinggevenden niet worden overspoeld met een berg aan gesprekken die allemaal rond dezelfde tijd plaatsvinden. Dit betekent wel dat een goed overzicht nodig is van ieders individuele ontwikkelcyclus. Gelukkig zijn er opties om je hierbij digitaal te laten ondersteunen.

Werkgeluk en individueel loopbaanpad (Kracht Ergotherapie)

Kracht Ergotherapie kiest er daarentegen wel voor om alle jaargesprekken aan het begin van het jaar te laten plaatsvinden. Daarbij richten ze zich niet alleen op ontwikkeling, maar ook over hoe iemand in zijn vel zit en wat er nodig is om het werkgeluk en de duurzame inzetbaarheid te behouden/versterken. Hierbij komen vragen aan bod als “Wat zijn mijn waarden en hoe kan ik werken volgens mijn waarden?”, “Wat voeg ik toe aan het team?”, “Wat heb ik nodig van het team?”.

Voor deze aanpak is gekozen omdat binnen de sector over het algemeen veel werkdruk wordt ervaren. De persoonlijke benadering zorgt er daarbij voor dat er goed wordt geluisterd naar wat ieder individu nodig heeft om daar goed mee om te gaan. Ook werken de zorgverleners van Kracht Ergotherapie decentraal, ze reizen door heel oost Nederland. Daardoor vergt het maken van afspraken een zorgvuldige planning, idealiter al een jaar vooruit.

Om ervoor te zorgen dat het aantal gesprekken aan het begin van het jaar niet te overweldigend wordt, worden deze verdeeld over verschillende coaches. Zij plannen tijd vrij en weten ruim van tevoren precies wanneer de gesprekken plaats zullen vinden. De coaches worden op hun beurt getraind door Personele Zaken en ze worden ondersteund door Mijn PZ, waar alle documenten en formulieren centraal worden opgeslagen en van waaruit reminders en pushberichten kunnen worden verstuurd.

Naast de individuele gesprekken vinden er regelmatig workshops, intervisies en teambijeenkomsten plaats. Zo is er voortdurend aandacht voor het werkgeluk en de ontwikkeling van medewerkers.

Traditioneel ontwikkelplan (D&B Betonproductie)

D&B Betonproductie is een voorbeeld van een organisatie die werkt volgens de voorschriften in hun cao. Hierin staat dat de medewerker recht heeft op gesprekken over ontwikkeling en arbeidsvoorwaarden. Dit zorgt voor een meer traditionele aanpak, een ontwikkelgesprek in het voorjaar en een functioneringsgesprek in het najaar, maar D&B past dit toe op een manier die het beste bij de organisatie past. De onderwerpen worden bewust in twee verschillende afspraken op tafel gelegd, waarbij het ene gesprek gaat over hoe het met de medewerker gaat en wat hij/zij nodig heeft, terwijl het andere gesprek wat zakelijker is ingestoken: hoe functioneert de medewerker en wat betekent dat?

Daarnaast passeren praktische ontwikkelvraagstukken iedere maand de revue tijdens het teamoverleg. Innovatie is continu aan de orde binnen de betonindustrie en met name bij D&B: de belofte die ze doen is dat ze alles kunnen maken, wat de klant ook vraagt. In het teamoverleg wordt besproken wat daarvoor nodig is. Ook kunnen medewerkers op eigen initiatief de adviseur van Personele Zaken aan de mouw trekken en spreken we ze regelmatig aan op de werkvloer met de vraag of ze iets nodig hebben op het gebied van ontwikkeling, werkplezier en inzetbaarheid.

Deze aanpak werkt goed voor D&B, omdat ze werken met een relatief klein team. Ook grotere organisaties kunnen deze aanpak goed hanteren, zolang ze in teams werken. Zeker wanneer je je laat ondersteunen door digitale oplossingen, zoals Mijn PZ, waarbij formulieren, documenten en nieuwsbrief centraal toegankelijk zijn.

Hoe ziet jouw gesprekscyclus eruit?

Hoe heb je de gesprekscyclus voor jouw eigen organisatie ingericht? Iedere organisatie heeft zijn eigen kenmerken en uitdagen, zorg dus dat de manier waarop jij ontwikkel- en functioneringsgesprekken een plek geeft goed bij jou en je medewerkers past. Waarom en hoe je de gesprekscyclus voor jouw organisatie vorm kunt geven lees je hier: 'Zijn functioneringsgesprekken verplicht?'