Mijn PZ: een online systeem voor hr-zaken

Overzicht in jouw personeelszaken en documenten, hand-outs van trainingen en formulieren bij elkaar gebracht op één plek, waar zowel hr-adviseurs als leidinggevenden en medewerkers bij kunnen. Mijn PZ, het online managementsysteem van Personele Zaken, vormt een hulpmiddel om het goede gesprek te stimuleren en duidelijkheid te scheppen in ontwikkelmogelijkheden voor medewerkers. Ook is het een plek voor het delen van informatie (beleid, protocollen en richtlijnen) en kan het online en offline trainingen en scholing op maat faciliteren.

Overzicht en structuur in het gehele hr-proces

Als ondernemer herken je het misschien wel: er komt heel wat administratie kijken bij het in dienst hebben van personeel. Naast het beheren van personeelsdossiers, wil je ook overzicht houden of je alles wel goed geregeld hebt. Hoe zit het bijvoorbeeld met je Risicoinventarisatie en -Evaluatie (RI&E)? Hoe is de onboarding voor nieuwe medewerkers geregeld? Zijn er hulpmiddelen voor de gesprekscyclus ontwikkeld?

In Mijn PZ kunnen alle hr-gerelateerde documenten, hulpmiddelen en trainingen worden opgeslagen. Zo kun je dus alles eenvoudig centraal terugvinden. Personele Zaken kan tevens meekijken of alles op orde is en ondersteunen wanneer dit niet het geval is.

Mogelijkheden van Mijn PZ

Voor leidinggevenden en medewerkers is Mijn PZ ook een uitkomst. Hebben zij een vraag over personeelszaken? Dan kunnen ze terecht op Mijn PZ. Dit stelt zowel leidinggevenden als medewerkers in staat om zelf grip te hebben op hun loopbaan. Beiden zijn immers verantwoordelijk voor inzetbaarheid en groei!

Een greep uit de mogelijkheden binnen Mijn PZ:

Richtlijnen voor de gesprekscyclus, inclusief gespreksformulieren

Het voeren van een dialoog tussen medewerkers en leidinggevenden staat bij vrijwel elke organisatie wel centraal. Door regelmatig met elkaar in gesprek te gaan, weten beide partijen wat er van elkaar verwacht wordt en kan de voortgang uitgestippeld en bijgehouden worden. Om ervoor te zorgen dat leidinggevenden dit op de juiste manier uitvoeren, helpt het om richtlijnen en/of hulpmiddelen te bieden. Denk bijvoorbeeld aan een formulier behorend bij een voortgangs-/beoordelingsgesprek. Maar het kan bijvoorbeeld ook gaan over een inzetbaarheids- of vitaliteitsgesprek. Help leidinggevenden met documenten waarin staat wat ze wel en niet kunnen en mogen vragen. De formulieren kunnen zij downloaden op Mijn PZ of ter plekke invullen en desgewenst delen met de medewerker. Ook de (vaak) verplichte toolbox-meetings kunnen via Mijn PZ worden bijgehouden en verspreid.

Toegang tot trainingen en instructies

In een eerder artikel schreven we over onze trainingen over effectief leiderschap, samenwerken en communiceren. Dergelijke trainingen voeren we bij voorkeur hybride uit: gedeeltelijk fysiek bij elkaar, gedeeltelijk online. Trainingen worden op locatie bij de klant gegeven en online kunnen medewerkers tools en opdrachten vinden. Ook hand-outs van de trainingen, stappenkaarten en andere tools staan in Mijn PZ overzichtelijk bij elkaar. Deze mix aan offline en online werkt ideaal!

Inzicht in loopbaanpaden

Loopbaanpaden, employee journey of talent journey - er bestaan veel verschillende termen voor ongeveer hetzelfde: het in kaart brengen van de ontwikkelmogelijkheden voor jouw personeel binnen jouw organisatie. Dit is noodzakelijk om goed personeel te behouden en om jouw organisatie toekomstbestendig te maken. Laat jouw medewerkers weten hoe zij binnen de gestelde richtlijnen kunnen navigeren, rekening houdend met hun eigen ontwikkelbehoeften. Dat betekent dat ze niet per se van A naar B hoeven, maar verschillende paden kunnen bewandelen om uiteindelijk bij te dragen aan de toekomstbestendigheid van jouw bedrijf. Door deze loopbaanpaden op Mijn PZ te plaatsen, is dit voor alle medewerkers inzichtelijk. De bijbehorende, op maat gemaakte, gespreksyclus en tools kun je hier eveneens makkelijk toegankelijk maken.

Onboarding programma

Wanneer er nieuw personeel in dienst treedt, wil je dat deze dezelfde introductie krijgt als alle andere medewerkers en dat er geen belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. Werk daarom vanuit één centraal punt en maak het onboardingprogramma intercatief en toegankelijk via Mijn PZ.

Opslag van eigen hr-gerelateerde documenten

Om het hr-plaatje compleet te maken kun je alle documenten, zoals een RI&E, handboek, (exit)gespreksrichtlijnen of een arbochecklist, opslaan in een gedeelte van Mijn PZ dat alleen toegankelijk is voor hr-personeel. Zo hoef je niet langer te zoeken, maar heb je al snel een totaalbeeld van alle hr-zaken.

Hoe werkt Mijn PZ?

Zoals bovenstaande mogelijkheden al duidelijk maken zijn er veel verschillende zaken mogelijk binnen de online omgeving van Personele Zaken. Als organisatie kies je zelf wat je wel en niet wilt toepassen. We richten Mijn PZ voor iedere klant op maat in. Dat gaat verder dan de inhoud: ook qua huisstijl passen we de omgeving aan per klant. Daarnaast kent het systeem de volgende technische mogelijkheden:

• Toegankelijk vanuit elk systeem: Mijn PZ is te bereiken via de kanalen die medewerkers dagelijks opzoeken, zoals WhatsApp of mail, via hun mobiele telefoon of tablet. Of via een link die bijvoorbeeld te vinden is op het eigen intranet.
• Agendauitnodigingen en (push)berichten versturen vanuit het systeem
• Uploaden van documenten, ook door medewerkers, zoals voor het inleveren van opdrachten bij trainingen
• Herinnerd worden aan belangrijke acties
• Digitaal invullen van formulieren, zoals een POP (Persoonlijk Ontwikkelingsplan)

Waarom Mijn PZ?

Er bestaan meerdere systemen om hr-zaken bij te houden. Zo zijn er loonadministratiesystemen of systemen waarin de hr-cyclus en gesprekscyclus een vaste workflow kennen. In andere systemen heb je als organisatie meer vrijheid, maar deze zijn vaak zo uitgebreid, dat het financieel niet realistisch is voor een gemiddelde mkb’er. Mijn PZ is praktisch, snel gerealiseerd, op maat en betaalbaar.

Organisaties als Keizers en D&B werken al met Mijn PZ. De een zet het in voor de volle breedte van hr, de ander specifiek voor trainingen. Dat is het mooie van Mijn PZ: we verkennen eerst samen wat de behoeftes zijn, bijvoorbeeld of de loopbaanpaden en de gesprekscyclus goed zijn ingericht. Waar nodig kan Personele Zaken advies geven of producten ontwikkelen. Samen bepalen we of en waarvoor Mijn PZ precies wordt ingezet!

Wil je meer weten over Mijn PZ? Neem dan gerust contact op.