Meten is weten: sturen op hr-analytics

Ren jij als een kip zonder kop in de rondte? Vast niet. Bijna elk bedrijf heeft wel een doel voor ogen, een stip op de horizon. Dat kan weliswaar wat verschuiven door de tijd heen en waar de een het heel concreet heeft omschreven is het voor de ander wat vager, maar een globaal beeld van waar jouw organisatie naartoe moet staat vast. Je hebt pas echt wat aan een doel als je ook bijhoudt of je in de juiste richting loopt en met welke snelheid. Meten dus! Kennis is rijkdom: met al deze informatie kun je beter bijsturen en het maximale potentieel uit je personeel halen. Makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe meet je – zeker als het om personeel gaat – en hoe trek je daar conclusies uit?

Goed meten gaat over twee niveaus

Google je op meten voor organisaties, dan kom je waarschijnlijk twee verschillende type artikelen tegen:

De artikelen die gaan over organisatiedoelstellingen. Hoe ontwikkelt jouw organisatie zich, maak je de juiste omzet, ga je mee met de ontwikkelingen?
De artikelen die gaan over goede zorg voor de medewerker. Analyses die gericht zijn op hr-onderwerpen, de zachte kant van ondernemer. Zijn medewerkers gelukkig en vitaal?

Wat ons betreft zijn deze twee onderwerpen niet los van elkaar te zien. Ze doorkruisen elkaar, werken met elkaar samen. Jij hebt jouw medewerkers nodig om de organisatiedoelen te bereiken. En jouw medewerkers zullen meer zingeving en werkgeluk ervaren als zij betrokken worden in de hogere doelen en daarover mee mogen denken. Je kunt dus wel metingen doen over het één, maar combineer je beiden, dan heb je pas echt een compleet beeld van hoe jouw organisatie ervoor staat. Goede communicatie is hierbij essentieel. In tweerichtingsverkeer in contact blijven met jouw medewerkers over hoe het met hen en met de organisatie gaat.

Begin met een strategie

Zoals gezegd heb je vast wel een beeld van waar je als organisatie naartoe wilt. Maar is dit ook compleet? En concreet genoeg? Je doelstellingen kunnen over verschillende onderwerpen gaan. Denk aan:

Laten zien dat je vitaliteit belangrijk vindt
Jezelf neerzetten als kennisleider
De sociale impact van jouw organisatie op de maatschappij
Rendement van de organisatie
Het behalen van een bepaalde groei (in omzet of omvang)
Uitbreiden van de markt
Innovatie en duurzaamheid
Aantrekkelijk werkgever zijn
Etc.

Je ziet: het is een mix van organisatorische en personeelsgerelateerde doelen!

Waar ligt je vraag?

Vervolgens is het de kunst om te weten wat je moet meten. Soms weten werkgevers niet dat er bepaalde zaken zijn die ze verplicht zijn te meten. Denk bijvoorbeeld aan preventieve zorg; het aanbieden van een preventief medisch onderzoek (pmo) is in veel gevallen verplicht. Daarnaast staan er ook in cao’s regelmatig thema’s opgenomen, zoals werkdukbeleving en medewerkerstevredenheid.

Daarnaast kun je op zoek naar wat je nog méér wilt weten. Dat begint bij het hebben van een vraag. Op welke thema’s zou je willen meten? Denk aan vitaliteit, inzetbaarheid, betrokkenheid, retentie (boeien en binden), prestatie of ontwikkeling. Dit zijn thema’s die allemaal betrekking hebben op jouw personeel, maar ook invloed hebben op jouw organisatorische doelen. Ga na welke vragen je moet beantwoorden om te weten of je op koers ligt richting jouw doelen.

Kies passende meetinstrumenten

Hoe je deze informatie ophaalt, is deels afhankelijk van welke meetinstrumenten je al inzet. Voer je bijvoorbeeld al preventief medisch onderzoeken (pmo’s) en medewerkerstevredenheidsonderzoeken (mto’s) uit? Dan kun je onderzoeken of je deze meetinstrumenten ook breder of specifieker in kunt zetten. Heb je dit nog niet? Ga dan op zoek naar hoe je deze in kunt zetten op een manier die voor jouw organisatie en de vragen die je hebt het meest passend is. Wij zoeken vaak een manier die ook past bij deze tijd en mogelijkheden.

Houd ook in je achterhoofd welke andere gegevens al worden opgehaald en opgeslagen en hoe die helpen jouw vragen te beantwoorden. Denk aan verzuimcijfers, vakantiedagen, contractduur, aantal fte’s, leeftijden, omzet, declarabele uren, aantal gevolgde opleidingen, instroom, uitstroom, etc. Dit geeft veel bruikbare inzichten. Worden jouw vragen met deze informatie al beantwoord? Zo niet, ga dan op zoek naar hoe je aan de benodigde informatie kunt komen. Dit kan soms al door heel simpel een aantal vragen toe te voegen aan het mto of het pmo. Je kunt ook afzonderlijke vragenlijsten inzetten, een organisatiescan (laten) uitvoeren of informatie ophalen tijdens werkoverleggen of individuele gesprekken. Per vraag en per organisatie zal het verschillen wat de beste manier is om data te verzamelen.

Laat je medewerkers in ieder geval altijd weten waarom je bepaalde informatie ophaalt. Dit stimuleert hen om de meest eerlijke antwoorden te geven en te helpen nadenken over oplossingen.

Analyseren van de gegevens

Aan data op zich heb je niks. Pas als je analyseert en betekenis geeft, kun je er ook echt wat mee. Wat betekenen alle kwantitatieve en kwalitatieve gegevens? Hoe beantwoorden deze cijfers jouw vooraf gestelde vragen? Hoe kun je dit omzetten in actie? Een conclusie is pas een goede conclusie als je er een actie of doelstelling aan kunt koppelen. Zelfs als je erachter komt dat je precies op koers loopt, dan kun je als doelstelling stellen dat je de situatie zoals het is wilt behouden of juist nog een stapje verder wilt brengen (amplitie!).

Communiceer de resultaten

Je hebt het misschien gemerkt: de rode draad van dit alles is communiceren. Houd je medewerkers op de hoogte. Zorg dat ze weten waar je als organisatie naartoe wilt, vraag aan hen waar hun eigen ambities liggen en breng dit met elkaar in lijn. Laat ze weten welke informatie je van ze nodig hebt en waarom. En koppel ook de resultaten aan ze terug. Wees eerlijk, ook als het niet zo goed blijkt te gaan. Laat weten wat je eraan doet om bij te sturen of vraag gewoon heel kwetsbaar om hulp. Communicatie is de sleutel naar meer betrokkenheid!